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史志理论

谈地方志的信息化


发布时间:2009年12月06日

 无庸讳言,新编地方志处境的艰难和困顿日见突出。而要走出困境,必须借助于社会上的信息基础设施,实现自身的信息化,并与社会的信息化接轨。否则,在当今传播媒介如林且日趋现代化的背景下,地方志这一古老的信息载体很难拓展它自己的生存空间。
  
一、信息化是地方志生存和发展的前提
  新编地方志不论是它的社会效益和经济效益还是人们对它的认同程度,都与编者的期望值有着很大的距离。在今天的信息社会里,志书这种综合性的信息资源不能被广泛地利用,固然有人们对地方志这种古老的信息载体过于生疏有关,但根本的还是方志资源缺乏可使用性。这好比一种具有战略意义的矿物资源,尽管十分重要,对其重要性在人们尚未认识之前是难以造福社会的。从另一个角度讲,这种矿物的价值虽然已经为人们所认识,但由于受开采加工条件的限制,仍然不能被社会广泛利用。新方志目前既未被社会广泛地认识,亦缺乏服务社会的便利条件。于是,现实将地方志置于一个十字路口上,要么固步自封而被历史所淘汰,要么营造一座连接方志和现实的桥梁而使之在服务社会的过程中获得新生。这座桥梁,就是地方志的信息化。
  
1.信息化是方志走向社会的通道。地方志是地情载体,地情的多元化决定了志书内容具有广泛性,地情的大容量又造成了志书的大部头。这虽是一个好现象,它可以为各行各业、各种人所利用。但仔细想想,几乎所有的用志者(不包括方志编者和研究者)都只对其中的一部分或几部分内容感兴趣,于是修志的综合性和用志的单一性形成了一对矛盾。确实,在几十万字甚至数千万字的志书中要找到对自己有用的资料,实在是一件十分费力气的事情,这种用志的不方便和当前社会生活的快节奏形成了强烈的反差,使许多人望志却步,造成了志书应用领域的冷清局面。
  信息化,可以解决修志和用志的矛盾。人们借助于信息工具——因特网或局域网(Internet或Intranet),可以很方便地找到自己需要的资料,并便捷地将所需部分打印到纸上或拷贝到磁盘上。利用电脑,检索、摘抄、打印所需方志信息,本来需要几天甚至几周才能做完的工作,在几小时甚至几分钟内就完成了。用志的便利和收获的巨大,会吸引广泛的人士开采地方志这个信息富矿。因此,依靠信息化,方志就会走出书斋、走出志界、走向社会、走进人们的日常生活中。
  
2.信息化是方志参与社会运作的条件。像商品的价值只有通过交换才能体现出来一样,地方志的价值只有在其社会运作过程中才能显现出来。总的来说,新编地方志的社会参与程度较低。这与志书在参与社会运作方面存在着自身障碍有很大关系。方志的信息化能够最大限度地消除地方志在社会参与过程中的障碍。信息化了的新方志不仅能成为研究者和领导者案头的工具,而且会对广大民众的工作、生活和学习提供很大的帮助。新编地方志中的地情信息通过信息市场将信息收集者(志书编者)、经营者(方志信息传播者)和信息用户(用志者)组织起来,结成一个利益共同体,共同完成地情信息资源的开发、交换和反馈。从而减少方志信息的无向传递,使之在参与社会运作的过程中了解社会对方志所载地情信息的需求情况,反过来又会提高志书编纂的水平,促进方志事业走向繁荣。
 
 3.地情的信息资源特征。志书本身是一种巨大的信息库,方志信息和其他信息一样,有随着时间的推移而递减的特征,有些地情信息随着时间的变化会失去它原有的价值。志书需要不断地重修,反映了古人对这一信息资源特征的准确认识。在一般情况下,时效性较强的信息只能在较短的时间内有用,而时效性较差的信息则在较长的时间内有用。在方志信息当中,时效性强的少,而时效性差的多,因此,志书具有较长时间的使用价值。方志的绝大多数信息是相对稳定的,可以连续地、长时期地为不同的用志者服务。这是国内外的一些有识之士对地方志的收藏热情经久不衰的直接原因。
 
 二、方志工作的信息化
  地方志的信息化,必然要求方志工作信息化。这给资料征集、志书总纂、方志理论研究和志书编者的知识更新提出了一系列新要求。
  
1.资料征集的信息化。入志资料的征集是志书编纂的基础性工作,它量大面广难度很大。尽管各级修志单位借助于当地行政首脑机关的权威发动各单位提供资料,由于各单位对入志资料的要求知之甚少,很多极有价值的资料没有提供,而报上来的一部分资料又对志书编纂无多大用处或根本无用,资料征集工作的挂一漏万便难以避免。有人提出先将所志区域内的资料穷尽而后动手编写志书,这只不过是一种天真的幻想。且不说境内资料的佚失和散落难以使之穷尽,退一万步说,即使能够将区域内的所有资料尽数网罗到手,你有那么多的地方贮存、有处理那么多资料的手段吗?加之志书在有些章节不可避免的要越境而书,使得入志资料的征集工作难度更大。因此,利用社会上的信息网络和信息市场,有的放矢地去征集修志所必需的资料,不失为一种事半功倍的好方法。建立方志资料信息库,及时地、不间断地、广泛地收集和处理地情资料,不仅成为志界一件十分迫切的任务,而且是提高新志书总体质量必不可少的一个环节。山东省人民政府和各地(市)、县政府建立省、地(市)、县情资料库的做法,就是一个很好的开端。我们期待着全国方志信息库的建立。
 
 2.编志过程的信息化。新方志编修历史长,已为志界公认。县级志书,最快的要三五年,慢的需要十几年。这固然是由各地不同的主客观条件造成的,但是,在已进入信息社会的今天,绝大多数新方志的编纂工作仍沿用老祖宗几千年前创造的原始方法,是编写缓慢的重要原因。一部百万字左右的县志,往往要征集数千万字的资料,志办的所有人员齐动手,将其梳理筛选一遍亦需一年多的时间。修志队伍素质的参差不齐,这一工作往往要多次反复,使得资料的整理工作旷日持久,有的修志单位建立至今十余年过去仍不能动手撰写志稿,不能说与之毫无关系。
  进入编写阶段后,形成初稿一般要一二年的时间。一部百万字的志书初稿,主编统稿需要一年左右的时间。志稿打印成送审稿和由送审稿到付印稿亦需不少时间。等到志书出版发行时,一些信息已经相当陈旧了,部分信息失去了它产生时的价值,这是造成人们对志书冷淡的重要原因之一。
  关于志书索引的编写问题,志界内外许多有识之士早已提出来。但是,在无现代化办公手段的情况下,一页一页地用人工去搞索引又谈何容易。目前凡编有索引的新编地方志,大都是用微机处理的。可见,志书编写的非信息化,已经成为制约方志工作的一个瓶颈。
  可喜的是,方志的信息化工作已经在志界起步。《黑龙江史志》将《中国方志书目数据库》的建立列入1993年全国方志十大事件之一,就是很好的证明。这标志着中国地方志步入信息化的序幕已经拉开。鉴于国家“金桥”、“金关”、“金卡”等“金”字号工程建设已经启动,为了使方志的信息化与国民经济的信息化同步,建立我们的“金志”工程势在必行。
  
3.方志理论研究的信息化。十年修志,为了解决方志领域里的一系列难题,很多志界同仁和关心方志事业的人士提出了许多新观点、新学说。但是,这并不能满足广泛开展的修志实践的需要。方志理论研究停留在一个较低的层次上,研究的深化尚无突破。这一方志现象,已经使不少志界师友感到焦虑。
  方志理论研究难以深化,原因虽然是多方面的,但是,很重要的一条就是方志理论研究缺乏现代化的手段。从目前方志刊物发表的理论文章看,存在如下4个方面的问题。一是对一个问题很多作者和多家志刊在同一个层次上进行重复探讨;二是对多数问题的讨论不了了之,缺乏由一家之言变成公理的机制;三是在志界已经解决的理论和实践问题,由于情报交流方面的障碍,很多人还在那里苦思冥想寻找解决的办法;四是在志界已经被否定的东西不少人还把它当作修志的指导原则。方志理论研究的信息化,可以改变这种徘徊局面。借助于“金志”工程,把全国的方志理论研究者和方志编修实践者联合起来,拟定研究课题、通报研究情况、交流研究情报、总结研究成果、出版方志理论研究年鉴,成为深化方志理论研究的充分必要条件。
  
4.方志工作者知识的现代化。飞速发展的方志编研形势和当今信息爆炸的社会态势,给方志工作者提出了知识更新的的要求。从方志工作者的构成看,多数原是文秘工作者、教育工作者、行政工作者,少量地理和历史工作者,社会科学界的多,自然科学界的少,这与方志的多学科和新志书的经济分量所占比重越来越大形成了矛盾。相当一部分志书编者的当代自然科学知识相对薄弱,对信息产业方面的知识了解得更少,甚至有些志书编者不知道电子计算机、微机和电脑是同一个事物。这种状况,成为方志工作信息化的最大障碍。不论多么先进的技术和装备,都要靠人去操作才能完成工作。尽管人工智能的研究有了很大的突破,但还没有达到不依靠人就能完成全部工作的水平。因此,方志工作者的知识更新和整体素质的提高成为方志信息化过程中必须要解决的一个关键性问题。否则,方志的信息化就会变成一句空话。
  在目前情况下,志界大量吸收信息产业的人士参与修志尚有困难,这就要求现有的方志工作者不断地充实自己以适应方志的信息化要求。文科出身的志书编者要下大气力去学习自然科学方面的知识,特别要熟练掌握计算机应用方面的新技术,才能使自己在方志工作信息化的过程中跟上时代的步伐。理工科出身的方志工作者要努力提高自己的文史知识和方志学修养,并努力学习信息领域的新知识。只有把自然科学知识和社会科学知识有机地结合起来,才能在修志实践和方志学理论研究中融会贯通、得心应手。这是方志信息化对志书编者提出的双重学习任务。
  
三、方志宣传的信息化
  要社会接受地方志,宣传工作是必不可少的手段。方志界应借助于社会上的大众传播媒介全方位、多层次地宣传新编地方志。我们可以利用国内影响较大的报纸联合开辟方志专版,像史学界在《光明日报》上开办《史林》那样,搞一个方志园地。还应积极利用报纸、广播、电视等举办方志或地情知识竞赛和有奖问答活动,促进人们学习方志、了解方志、利用方志造福社会。
  志界亦应建立自己的宣传体系。办一份全国性的方志报,是一件十分迫切的事情。程京生先生提议、傅振伦先生赞同的创办《中国方志报》的时机已经成熟,我们盼望着这一天早日到来。
  总之,方志的信息化是地方志工作在新的历史条件下提出来的新要求。这不仅需要全国方志工作者的共同努力,而且需要社会各界的关心和支持。我想,方志实现信息化之日,定是新编地方志再造辉煌之时。
作者:
王照伦 

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